Startseite

Projektordnung

 

Über nachfolgende Projektordnung herrschte im Lenkungskreis und in der Strategieklausur des Stadtrates im Herbst 2016 Konsens. Sie kann bei Bedarf (Konsens Lenkungskreis) angepasst werden.

 

 

Entwurf 0.6 – Stand: 08.11.2016

 

Projektordnung

für

„UNSER LANDSBERG 2035 - GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN" 


 

1          Projektstruktur
 

Im Folgenden wird die Projektstruktur von „UNSER LANDSBERG 2035“ dargestellt und erläutert:  

 
GRAFIK

 

1.1       Beteiligung Stadtrat und Verwaltung
Stadtrat und Verwaltung arbeiten aktiv an der Erarbeitung von Leitbild und Masterplan (Zielen und Projekten / Maßnahmen) mit. Der Stadtrat wird im Rahmen von zwei Strategieklausuren beteiligt; außerdem sind die Handlungsfeldpaten im Lenkungskreis und in den Strategieteams vertreten. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung arbeiten in den Strategieteams, einzelne in der Projektsteuerung.

Der Wirtschafts-, Verkehrs- und Stadtentwicklungsausschuss sowie der Bildungs-, Sozial- und Kulturausschuss werden entsprechend ihrer Zuständigkeiten nach der Geschäftsordnung des Stadtrates miteinbezogen.

 

1.2       Bürgerbeteiligung
Bürgerinnen und Bürger, Vertreterinnen und Vertreter der Wirtschaft, Organisationen, Vereine usw. werden auf adäquate Weise in den Strategiefindungsprozess aktiv miteingebunden (Bürgerbefragungen, Auftaktveranstaltung, Bürgerwerkstätten in den Ortsteilen, Mitwirkung bei bis zu drei Leitprojekten je Handlungsfeld, Mitwirkung einzelner in den Strategieteams).

1.3       Lenkungskreis
Der Lenkungskreis ist vorberatend und nichtöffentlich und besteht aus dem Oberbürgermeister, den Handlungsfeldpaten des Stadtrates, den Abteilungsleitern der Verwaltung, den Vorständen der Stadtwerke Landsberg KU sowie der Projektsteuerung. Im Verhinderungsfall entsenden die Mitglieder des Stadtrates eine Vertretung aus ihrer Fraktion, die Mitglieder aus der Verwaltung ihren jeweiligen Vertreter. Der Oberbürgermeister leitet die Sitzungen. Bei Bedarf können externe Akteure den Lenkungskreis fachkundig beratend unterstützen.

1.3.1       Aufgaben
Der Lenkungskreis überwacht den Gesamtprozess sowie einzelne Maßnahmenschritte und beschließt den Arbeits- und Zeitplan. Er ist für die Abnahme der Zwischenergebnisse und für das Gesamtergebnis verantwortlich. Er hat die Aufgabe, die Beschlussvorschläge dem Stadtrat zu unterbreiten.

1.3.2       Sitzungen
Die Sitzungen werden vom Oberbürgermeister einberufen. Bei Abstimmungen besteht das Konsensprinzip.

Die Einladung zur Sitzung erfolgt möglichst 1 Woche vorher. Die Tagesordnung und die Sitzungsunterlagen sollen zeitnah per E-Mail durch die Projektkoordination zugestellt werden.

Das Sitzungsprotokoll wird von der Projektkoordination erstellt und den Lenkungskreismitgliedern per E-Mail zugeleitet. Werden keine Einsprüche in der darauffolgenden Sitzung erhoben, gilt das Protokoll als genehmigt.
 

1.4       Strategieteams
Je Handlungsfeld wird ein Strategieteam gebildet, welches sich zur Erarbeitung der Inhalte zu ca. drei bis vier Sitzungen trifft. Die Mitglieder der Strategieteams werden vom Lenkungskreis bestimmt. Ebenso die Handlungsfeldverantwortlichen aus der Reihe Handlungsfeldpaten und der Verwaltung. Die Handlungsfeldverantwortlichen sind Ansprechpartner für ihre Stadtratskollegen bzw. ihre Mitarbeiter. Sie wirken bei Bedarf bei der Vor- und Nachbereitung und der Durchführung (z.B. Begrüßung, Verabschiedung) der Strategieteams mit.

Strategieteams setzen sich aus fachkundigen Bürgern und Akteuren, Stadtratsmitgliedern sowie aus Mitarbeitern der verschiedenen Bereiche der Verwaltung zusammen. Sie werden von der Projektkoordination geleitet.

Die Strategieteams unterstützen die Erarbeitung der Inhalte von Leitbild und Masterplan. Sie haben beratende Funktion. Berührt eine Angelegenheit mehrere Strategieteams, wird dies im Lenkungskreis geklärt werden. Die Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung einer Strategieteamsitzung erfolgt durch die Projektkoordination.

 

1.5       Projektsteuerung
Die Projektsteuerung besteht aus dem Oberbürgermeister, dem Stadtkämmerer, der Stadtbaumeisterin, bei Bedarf der geschäftsleitenden Beamtin, dem ISEK-Beauftragten, der Stabsstelle Zentrale Steuerung sowie dem externen Dienstleister. Den Vorsitz in Projektsteuerungssitzungen hat der Oberbürgermeister. Bei Verhinderung ein Abteilungsleiter.

Die Projektsteuerungsgruppe steuert und koordiniert sämtliche Aktivitäten und ist für die Erarbeitung eines Arbeits- und Zeitplanes verantwortlich. Sie führt die Zwischenergebnisse und das Gesamtergebnis des Strategieprozesses zusammen. Sie tritt bei Bedarf zusammen.

 

1.6       Projektkoordination
Die Projektkoordination besteht aus der Stabsstelle Zentrale Steuerung sowie dem Dienstleister, welche für die Gesamtkoordination, Gesamtkonzeption, Fachberatung und das Projektmanagement verantwortlich ist.

 

2          Projektkommunikation
Für die fortlaufende Projektkommunikation ist die Projektkoordination in Abstimmung mit der Stabsstelle Öffentlichkeitsarbeit verantwortlich. Der Lenkungskreis fasst Konsens, über die zu veröffentlichenden Arbeitsergebnisse des Strategieprozesses. Intern werden alle Dokumente in das Dokumentenmanagementsystem auf der Webseite www.landsberg2035.de zur Verfügung gestellt.


 

3          Mitwirkung und Verantwortlichkeiten von Abteilungen
3.1       Stadtbauamt
Mit dem Projektplan wurde auch beschlossen, dass das ISEK verstetigt (vervollständigt) sowie die Grundlagen für die Aktualisierung des Flächennutzungsplanes und die Grundlagen für die Dorferneuerung / Dorfentwicklung geschaffen werden sollen. Dies erfolgt in enger Abstimmung mit der fachlich zuständigen Abteilung Planen und Bauen der Projektkoordination. Die Projektkoordination ist insbesondere für die „Schnittstellen“ verantwortlich. Für die Verzahnung von räumlicher Planung und Gesamtstrategie wird ein Schnittstellenkonzept erstellt, in dem die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten konkretisiert sind.

3.2       Stadtkämmerei
Für die Erfüllung der gesetzlichen Erfordernisse (§ 4 Abs. 3 Satz 1 i.V.m. § 10 Abs. 5 KommHV-Doppik) ist die Stadtkämmerei in Abstimmung mit der Projektkoordination verantwortlich; insbesondere die Ableitung von Leistungszielen, Indikatoren/Kennzahlen, Zuordnung von Budgets zu Zielen u.ä. Auch die Verankerung des Steuerungskreislaufes in die IT (Softwareentwicklung) erfolgt in enger Abstimmung von Stadtkämmerei und Projektkoordination.

3.3       Abteilungsleitung Allgemeine Verwaltung, Rechtsamt und Datenschutz
Bei Bedarf kann die geschäftsleitende Beamtin zu den Besprechungen der Projektsteuerung hinzugezogen werden.

 

4          Kommunale Statistik
Um die für die Gesamtsteuerung nötigen statistischen Daten, Indikatoren und Kennziffern zu generieren, ist es erforderlich, die kommunale Statistik der Stadt Landsberg am Lech zu ertüchtigen, insbesondere hinsichtlich Daten und Prognosen für Stadtgebiete und Ortsteile (kleinräumige Statistik). Hierzu bedarf es einer offiziellen räumlichen Gliederung des Stadtgebietes, die auch für den Flächennutzungsplan sinnvoll ist. Die verschiedenen statistischen Daten sollten möglichst in einem System erfasst werden.